Hauswartung, Gebäudetechnik, Gebäudereinigung und Grünanlagen – unterstützt durch ausgeklügelte Informationsarchitektur

Auch in handwerklichen Branchen fallen unzählige Daten an, welche gut strukturiert und sinnvoll abgelegt werden müssen. Beim Erstellen einer Informationsarchitektur und der Vorgehensklärung für eine Datenmigration hat die DBU Facility Services AG auf die Erfahrung von bee365 gezählt. 

Die DBU Facility Services AG kümmert sich bei ihren Kunden um alles, was mit Hauswartung, Gebäudetechnik, Gebäudereinigung und Grünanlagen zu tun hat. Auch wenn diese Arbeiten von praktischer Natur sind, entstehen viele Dokumente und Unterlagen, welche abgelegt werden müssen. Durch das Wachstum des Unternehmens und einem Führungswechsel rückten die Probleme rund um die gespeicherten Daten immer mehr in den Vordergrund. Die Forderung vom Business und Mitarbeitenden war klar: Es braucht eine neue, klare Datenstruktur und -ablage.

Mit Workshops strukturierte Lösungen erarbeiten 

Sandro De Nardo ist sehr froh, dass sie bei bee365 Workshops durchgeführt haben und nicht selbst blindlings gestartet haben. Ansonsten hätten sie wohl einfach SharePoint Seiten erstellt und Ordner für Ordner «rübergeschoben». Mit der Erfahrung von bee365, den Workshops und der daraus entstandener Informationsarchitektur haben sie eine gewisse Guideline erhalten, was ihnen eine willkommene Stütze war. Durch das strukturierte Vorgehen war klar, was erarbeitet werden musste und wie nach den Workshops mit der Datenmigration weitergegangen werden kann. Die saubere und skalierbare Informationsarchitektur bildet für alle weiteren Schritte eine gute Grundlage. Zur Erarbeitung von solchen Unterlagen empfiehlt Sandro De Nardo bee365 mit einem «klaren Ja» weiter. 

Mit dem richtigen Team zum Erfolg

Für DBU war klar, dass die komplette Geschäftsleitung im Projektteam involviert sein muss. Zudem konnte auch auf das Wissen vom langjährigen IT-Verantwortlichen gezählt werden, welcher ebenfalls zum Projektteam gehörte. Die in den Workshops erarbeiteten Konzepte und Vorschläge wurden jeweils primär innerhalb der Geschäftsleitung besprochen. Bei Bedarf wurde gezielt das Wissen und die Meinung der Mitarbeitenden eingeholt. Jedoch vor allem für die anstehende Datenanalyse und deren «Ausmistung» wird der Einbezug der Fachbereiche und Mitarbeitenden ein absolutes Muss sein. Schliesslich sind die Mitarbeitenden diejenigen, welche mit der aktuellen Datenstruktur- und ablage nach den definierten Prozessen arbeiten müssen und so genaustens wissen, wo welche Probleme bzw. Verbesserungsmassnahmen bestehen. Sandro De Nardo rät hier anderen Unternehmen, dass sie Key User aus den involvierten Abteilungen ins Projektteam aufnehmen sollen, um so die User noch früher abzuholen. Zudem sollte unbedingt auf die Erfahrung von langjährigen Mitarbeitenden gezählt werden, welche die Abteilungen und Datenhistorie in- und auswendig kennen. Neben der internen Zusammenarbeit hat auch die Zusammenarbeit mit bee365 reibungslos und auf freundschaftliche Art funktioniert.

Rückblick und Ausblick 

Aus den Workshops konnte DBU mehrere Learnings ziehen. Das Ziel von DBU war es, so schnell wie möglich Resultate zu erzielen und mit der Umsetzung zu starten. An den Workshops haben sie aber bemerkt, dass die Erarbeitung Zeit braucht. Durch fehlende Fristen und Termine zur Fertigstellung der einzelnen Aufgaben wurde zusätzlich Zeit verloren, was den Prozess verzögerte. Sandro De Nardo betont hier, dass es sich lohnt, diese Themen anzugehen und die Aufgaben nicht lange liegen zu lassen. Da dies keine alltäglichen Arbeiten sind, geht immer wieder Zeit verloren, um sich wieder in die Thematik reinzudenken.   

Mit den Workshops konnte die Informationsarchitektur erarbeitet werden, welche von DBU fertiggestellt wurde. In der Geschäftsleitung wurde besprochen, wie es nun weitergehen soll, wobei anschliessend bee365 wieder miteinbezogen wurde. Die anstehende Datenmigration wird mit bee365 geplant und nach dem Kick-Off Termin schaut Sandro De Nardo mit einem guten Gefühl in die Zukunft. Nach dem Ausmisten der Daten wird klar sein, welche Pakete in welchem Schritt migriert werden. Mit gezielten Schulungen und Weisungen in SharePoint werden sie hier die Mitarbeitenden immer wieder ins Boot holen und darauf achten, dass alle informiert sind, um den grössten Nutzen aus der neuen Datenablage zu ziehen.

Angewandte Methodik und Zieltechnologien:

• Workshops «Aufbau der Informationsarchitektur»: 3-teilige Workshopserie mit viel Interaktivität sowie Vor- und Nachbereitungsaufgaben für den Kunden
• Microsoft365 Cloud
• Microsoft SharePoint und Microsoft Teams: kollaboratives Intranet, Informationsorganisation und Zusammenarbeit
• beeConnect: zentraler Einstiegspunkt («Intranet Hub») über SharePoint Online