Der vorliegende Vertrag zur Zusammenarbeit orientiert sich an folgenden allgemeinen Inhalten (Kapitel 1) sowie an der allgemeinen Vorgehensmethodik zur Konzeption und Realisierung von Dienstleistungen (Kapitel 2).
Er stützt sich auf die wesentlichen Grundsätze eines Zusammenarbeits-Vertrages und einer erfolgreichen Zusammenarbeit, einsehbar unter: https://sway.office.com/tewankw51rkJ0E2w?ref=Link%2f
Stand: 24.01.2022
bee365 ag (nachfolgend bee365) und Sie bzw. Ihr Unternehmen (nachfolgend Partner) als zusammenarbeitende Parteien haben die Zusammenarbeit im Rahmen eines Dienstleistungsrahmens vereinbart. Diese Vereinbarung beschreibt Verständnis und Verpflichtungen zur erfolgreichen Erreichung in gemeinsamer Anstrengung.
Die Parteien arbeiten zusammen im Rahmen einers bestimmten Projekts. Die Zusammenarbeit wird für einen Zeitraum mit bestimmten Start- und Enddatum geleitet. Umfang und Dauer der Zusammenarbeit können durch die gemeinsame Vereinbarung aller Parteien auf Änderungen innerhalb der Vereinbarung geändert und / oder verlängert werden.
Alle wichtigen Entscheidungen in Bezug auf die Zusammenarbeit erfordern die Zustimmung Kooperationspartner. Wichtige Entscheidungen sind Entscheidungen über jene Dienstleistungen, welche durch die Zusammenarbeit erbracht werden, die Art der zu erbringenden Dienstleistungen sowie verschiedene Entscheidungen über die für eine Durchführung relevanten finanziellen Mittel.
Die zusammenarbeitenden Parteien identifizieren jeweils eine Person innerhalb ihrer eigenen Organisation, die als primäre Ansprechperson und als Entscheidungsträger im Rahmen dieser Zusammenarbeit gilt. Die definierten Personen bilden das Kollaborationsgremium. Jede Ansprechperson wird ermächtigt, die eigene Organisation in gemeinsamen Entscheidungsprozessen entsprechend zu vertreten und innerhalb der im Kapitel 1.2 definierten Dienstleistungen die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung zu stellen.
Jede Organisation ist selbst dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diejenige Person, welche die Befugnis zur Vertretung der eigenen Organisation erteilt hat, über den Ablauf der Zusammenarbeit und die Identifizierung von Fragen für eine gemeinsame Diskussion auf dem Laufenden gehalten wird. Damit verpflichten sich alle beteiligten Parteien zur kollaborativen Entscheidungsfindung und -fällung sowie zur Einhaltung festgelegter Termine.
Das Gremium der Ansprechpersonen wird regelmässig den Fortschritt der Zusammenarbeit erörtern und entsprechendes Feedback innerhalb ihrer Organisation austauschen, um eine klare Kommunikation, Problemidentifizierung und Problemlösung aufrechtzuerhalten.
Die zusammenarbeitenden Parteien werden ausgewählte Mitarbeitende in ihren jeweiligen Unternehmen mit der Durchführung von Aktivitäten im Rahmen dieser Zusammenarbeit bestimmen. Die hinter den Mitarbeitenden stehende Unternehmungen behalten jeweils die volle Verantwortung bzw. die Verantwortung für die Handlungen der ausgewählten Mitarbeitenden.
Jede teilnehmende Organisation hat sich bereit erklärt, Ressourcen für die Zusammenarbeit bereitzustellen. Alle teilnehmenden Organisationen tragen folgende Dienstleistungen bei:
Insbesondere verpflichtet sich jede Organisation, bestimmte Ressourcen bereitzustellen, welche spezifisch aufgeführt werden sollten.
Die zusammenarbeitenden Parteien können sich darauf festlegen, dass das Kollaborationsgremium eine erste Risikobewertung für die im Rahmen der Zusammenarbeit durchzuführenden Arbeiten vornehmen und die entsprechende Bewertung regelmässig aktualisieren wird. Sollte sich die Zusammenarbeit in irgendwelcher Form erweitern oder ändern, so müssen die Analyse als auch die Strategien zur Risikominderung mindestens jährlich überprüft werden.
Jede teilnehmende Partei wird sich mit ihren Versicherungsträgern beraten, um festzustellen, inwieweit der Versicherungsschutz der Organisation einen angemessenen Schutz für potenzielle Schäden bietet, die durch die Teilnahme an der Zusammenarbeit entstehen können. Jede teilnehmende Organisation wird bei Bedarf einen zusätzlichen Versicherungsschutz beantragen, um ihre eigenen Risiken zu mindern und die anderen an der Zusammenarbeit beteiligten Organisationen zu schützen.
Die kollaborative Risikobewertung umfasst mindestens die Berücksichtigung von Risiken im Zusammenhang mit den Teilnehmenden, Einrichtungen und Ausrüstungen, Beschäftigung, Finanzmanagement sowie mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Das Kollaborationsgremium tauscht sich regelmässig über die Fortschritte zur Erreichung der gesetzten kollaborativen Ziele. Die zusammenarbeitenden Parteien setzen sich für eine offene Kommunikation untereinander im Hinblick auf Stärken und Grenzen in der Zusammenarbeit ein. Das Kollaborationsgremium wird zusammenarbeiten, um Schwachstellen anzugehen und die Ergebnisse zu verbessern.
Das Kollaborationsgremium kann bei Bedarf die Aufnahme anderer Organisationen bzw. Entitäten zur Zusammenarbeit vorschlagen. Die Zustimmung zur Teilnahme erfolgt nach einheitlicher Zustimmung aller Parteien. Danach ändern die zusammenarbeitenden Parteien diese Kooperationsvereinbarung, um alle teilnehmenden Organisationen einzubeziehen, wobei alle teilnehmenden Organisationen die in dieser Vereinbarung beschriebenen Rechte und Verantwortlichkeiten gleichermassen teilen.
Jede teilnehmende Organisation behält sich das Recht vor, sich von der Zusammenarbeit zurückzuziehen, wenn sie den anderen teilnehmenden Organisationen mindestens 30 Tage vorgibt, dass sie sich zurückzieht. Der Rückzug einer teilnehmenden Organisation aus der Zusammenarbeit führt zur Kündigung der Kooperationsvereinbarung. Die verbleibenden Organisationen können sich dafür entscheiden, eine neue Vereinbarung zu schliessen, um deren Zusammenarbeit fortzuführen.
Alle Parteien verwenden eine dedizierte Projektumgebung in Microsoft Teams. Diese dient der internen Projektkommunikation sowie der Dokumentenverwaltung, unter Einhaltung einer geeigneten Kanalstruktur. Auf den Versand von Dokumenten und Emails wird grundsätzlich verzichtet. Stattdessen erfolgt die Kommunikation über Nachrichten bzw. Links zu Dokumenten innerhalb der Konversationsmöglichkeiten eines Teams-Kanals.
Alle Parteien stellen sicher, dass die gesamte Arbeit für das Projekt – auch Dokumente, die noch in Arbeit sind – im Dokumenten-Repository (Dokumentbibliothek) des entsprechenden Kanals in Microsoft Teams gespeichert wird.
Für die Entwicklung wird ein iterativ-inkrementeller Prozess gewählt, angelehnt an Scrum (agiles Vorgehensmodell). Die Entwicklungszeit wird in (zwei- oder dreiwöchige) Entwicklungszyklen / Sprints aufgeteilt. Für jeden Sprint wird zusammen mit dem Partner das Ziel in Form von Ergebnissen festgelegt. Dieses Vorgehen erlaubt es, auf eine vorgängige zeitintensive Detailspezifikation zu verzichten und damit mögliche Anforderungsänderungen während des Projekts laufend zu berücksichtigen.
Aufgabenstatus, Pendenzen und wichtige Meilensteine werden innerhalb eines gemeinsam genutzten Pendenzenmanagement-Tool verwaltet und auf dem aktuellsten Stand gehalten. Das Tool wird am Kick-off-Meeting vorgestellt.
Die Konzeption des gesamten Systems erfolgt in den ersten Sprints entlang einem oder mehreren Workshops in enger Zusammenarbeit zwischen dem Partner und bee365. Die enthaltenen Beschlüsse / Spezifikationen orientieren sich an den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen und werden durch den Partner dokumentiert.
Sämtliche Spezifikationen werden im sogenannten Backlog als User Stories geführt und in entsprechenden Realisierungszyklen jeweils (neu) eingeplant.
Die Entwicklung basiert auf den Beschlüssen / Spezifikationen aus dem Planning in definierten Iterationen. Die Arbeitspakete werden auf die Projektmitarbeiter verteilt und gemäss der «Definition of Done (DoD)» umgesetzt. Die Ergebnisse werden in enger Zusammenarbeit mit dem Partner verifiziert (Verifikationstests), wobei allfällige Performance-Schwierigkeiten oder Fehler, deren Ursachen im Umfeld der Betreiberin der Cloudplattform zu suchen sind, nicht geltend gemacht werden können. Die aus den Tests resultierenden Änderungen und Korrekturen werden im Pendenzenmanagement-Tool von bee365 ag erfasst und in einer zweiten Phase bis zum Gesamttest in der Spezifikation ergänzt / umgesetzt.
Alle Implementierungen erfolgend direkt auf der Partnerumgebung innerhalb von Microsoft 365. In dieser Phase wird auch eine die komplette Datenmigration gemacht – nur sofern eine solche notwendig ist –, damit sinnvolle Daten für die abschliessende Tests vorhanden sind.
Nach vollständiger Entwicklung und Abschluss der internen Tests wird das Gesamtsystem vom Partner getestet (User Acceptance Tests). Dies erfolgt bei bee365 ag oder beim Partner vor Ort, wodurch Kommunikation und Austausch optimiert werden. Änderungen und Ideen, welche während den Gesamttests auftauchen, werden ebenfalls im Pendenzenmanagement-Tool von bee365 ag erfasst.
Nach den Tests erfolgt die Pilotphase durch den Partner, in welcher die Web-Applikation selbstständig und im laufenden Betrieb getestet werden kann. Änderungen aus den Gesamttests können auf Wunsch noch vor der Pilotphase spezifiziert und realisiert werden. Nach der Pilotphase werden nur noch Fehler korrigiert; Ideen oder Änderungen fliessen in das erste Release nach der Installation oder werden durch den Partner selbst umgesetzt.
Die Inbetriebnahme («Go Live») kann «Big-Bang» oder Schritt-für-Schritt vollzogen werden. Allfällige (organisatorische) Ausserbetriebnahmen aktuell genutzer Systeme liegen stets in der Verantwortung des Partners bzw. des Auftraggebers.
Nach Abschluss der Installation, respektive nach erfolgter Meldung der Betriebsbereitschaft durch bee365 ag (Auftragnehmer), hat der Partner (Auftraggeber) in Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer die Software einem Abnahmetest zu unterziehen. Der Auftraggeber ist für die Durchführung der Abnahme verantwortlich. Als Basis gelten das Verfahren und die Kriterien, welche durch den Auftraggeber und den Auftragnehmer gemeinsam in Form einer Abnahmedokumentation erstellt werden. Allfällige Performance-Schwierigkeiten oder Fehler, deren Ursachen im Umfeld der Betreiberin der Cloudplattform zu suchen sind, können nicht als Fehler geltend gemacht werden können. Die Resultate der Abnahmetests sind durch den Auftraggeber zu protokollieren und von beiden Seiten zu unterzeichnen.
Findet die Abnahme ohne schriftliche Begründung bis spätestens drei Wochen nach Meldung der Betriebsbereitschaft nicht statt oder sollte der Auftraggeber die Software produktiv nutzen, so gilt die Software als Ganzes in einwandfreiem Zustand übergeben und vom Auftraggeber abgenommen. Fehler, welche während dem Abnahmetest nicht erkannt und protokolliert werden, gelten als akzeptiert und können später nicht unter Berufung auf Mängel reklamiert werden (Ausnahme: versteckte Mängel). Eine Behebung solcher nicht erkannter Fehler erfolgt durch den Auftragnehmer im Rahmen der Wartung gegen entsprechende Vergütung.