Schule Oftringen: Bestnote für umfassendes Cloud-Projekt

Die Digitalisierung macht auch in Oftringens Bildungsstätten Schule. Die Informatikdienste der Gemeinde haben für die Planung und Realisierung einer umfassenden Cloud- und Kollaborationslösung auf die Expertise von bee365 vertraut.

Rund 1900 Schülerinnen und Schüler besuchen in Oftringen die Schule – vom Kindergarten bis zur Oberstufe. Für deren Bildung engagieren sich ca. 320 Lehrerinnen und Lehrer. Dabei spielt die IT eine immer wichtigere Rolle – sowohl im Arbeitsalltag der Lehrpersonen und der Schulverwaltung als auch beim Lernen der Schulkinder. Die Schule muss sich für neue Themen wie Homeschooling und digitale Lehrmittel fit machen. Zudem erfordert der dynamische Schulbetrieb mit seinen zahlreichen dezentralen Anlagen und Abteilungen möglichst reibungslose Organisations-, Kommunikations- und Kollaborationsprozesse.

Gesucht: kompetente Begleitung für die Migration in die Microsoft 365 Cloud

Verantwortlich für die IT-Infrastruktur der Schule ist die Gemeindeinformatik von Oftringen. Deren Leiter Markus Weilenmann fasst die Ansprüche an die IT prägnant zusammen: «Die Schule soll möglichst flexibel arbeiten können.» Die historisch gewachsene Lösung mit Servern habe sich dem nicht gewachsen gezeigt und sei zunehmend zum Flickwerk geworden, erzählt er. «Mit dem aktualisierten Medien- und Informatikkonzept für die Schule stellten wir 2021 die Weichen in Richtung Cloud-Lösung. Wir schrieben das Projekt aus. Das Angebot von bee365 und ihren Projektpartnern überzeugte uns, besonders auch deshalb, weil sie schon lange im Cloud-Geschäft sind.» 

 

Mit einem soliden Plan die Komplexität bändigen 

Wie organisieren wir die Datenablage in der Cloud und die digitale Zusammenarbeit? Zum Klären dieser Fragen holte bee365 in zwei Workshops Mitarbeitende der Schule und der Gemeindeinformatik an den Tisch. «bee365 zeigte uns auf, was es für eine erfolgreiche Cloud-Lösung alles braucht», erinnert sich Markus Weilenmann. «Wir hatten eher vage Vorstellungen und waren überrascht, wie viel Know-how nötig ist, damit es funktioniert.» Basierend auf der Bedürfnisanalyse in den Workshops erstellte bee365 ein wegweisendes Realisierungskonzept. Es enthält neben dem Organisieren aller Schuldaten in der Microsoft Azure Cloud auch das Umstellen der Kommunikation und Kollaboration auf Microsoft Teams und die Einführung eines schulweiten Intranets.

Gewonnen: einen vereinfachten Schulalltag und viel Zukunftspotenzial 

bee365 setzte das Konzept in ständigem Austausch mit ihrem Kunden in agilen Iterationen um. Dazu Markus Weilenmann: «Wir waren schnell unterwegs, die Zielstrebigkeit von bee365 beeindruckte uns.» Nachdem die Systeme und deren Oberflächen installiert waren, wurden sämtliche Lehrkräfte daran geschult. Heute greifen die Schülerinnen und Schüler und die Lehrpersonen über das Intranet von überall einheitlich auf die Klassendaten in der Cloud zu. «Jedes Kind wird optimal in seinen Bereich geleitet», erzählt Markus Weilenmann.

Mit der Einführung von Teams habe sich die Zusammenarbeit der Lehrkräfte stark vereinfacht, führt er weiter aus. «Sie nutzen dazu verschiedene Teams-Kanäle, z. B. pro Schulhaus, pro Lernstufe oder pro Arbeitsgruppe. Die Gesamtlösung hat ein enormes Potenzial für die Schule: Sie kann ihre Angebote weiterentwickeln, etwa mit neuen Apps, die in der Cloud zur Verfügung gestellt werden.» Auch für die Gemeindeinformatik identifiziert er Vorteile: «Wir müssen uns nicht mehr um das Erneuern der Hardware oder der Lizenzen kümmern. Die Lösung ist nachhaltig gut administrierbar und sauber budgetierbar. Neue Standorte können wir künftig effizient standardisiert an die Cloud und das Intranet anbinden.»

Eingesetzte Technologien:

• Microsoft365 Cloud
• Microsoft Teams: Individuallösung auf Basis des Realisierungskonzeptes
• beeConnect: zentraler Einstiegspunkt («Intranet Hub») über SharePoint Online